Bedrijfskleding regelen voor een nieuwe medewerker: 7 tips

Moet je bedrijfskleding regelen voor een nieuwe medewerker? Of heeft diegene ook persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) nodig? Dan zijn er een aantal zaken waar je vooraf aan moet denken. In dit artikel geef ik je 7 tips zodat het proces op rolletjes loopt.

1. De juiste maat opnemen voor bedrijfskleding

Als eerste is het van belang dat je vooraf weet welke maat je moet bestellen of reserveren. Maak daarbij niet de fout om de nieuwe medewerker te vragen welke maat hij of zij draagt. Zeker bij kleding kunnen de maten enorm verschillen.

Het is daarom belangrijk dat je werkt met een maattabel waarin de lichaamsmaten staan aangegeven. Je kunt de nieuwe medewerker zelf vragen of iemand diegene kan opmeten, maar je kunt het beste iemand binnen de organisatie dit laten doen. Als diegene dit vaker heeft gedaan, weet je dat het goed gebeurt en kun je zo de juiste maat bepalen. Indien mogelijk kun je de bedrijfskleding meteen laten passen. 

2. Bedrijfskleding en PBM’s voor een nieuwe medewerker

Vergeet ook niet vooraf te bekijken welke PBM’s iemand nodig heeft. Controleer of de bedrijfskleding goed samengaat met de PBM’s en geef alvast een korte uitleg over het gebruik ervan. Als het mogelijk is, dan is het ook verstandig om alvast PBM’s te laten passen. Wanneer iemands lichaamsmaten afwijken van de norm, is het belangrijk om dit op tijd te signaleren.

3. Bedrijfskleding op tijd regelen voor de nieuwe medewerker

En dan komt natuurlijk het moment dat je bedrijfskleding en PBM’s moet gaan regelen. Bij organisaties waar veel externe professionals worden ingehuurd kan dit een flinke opgave zijn.

Grote bedrijven maken daarom weleens gebruik van een Managed Service Provider, ook wel MSP dienstverlening genoemd. Zij zorgen voor het proces rondom de inhuur van personeel en kunnen je helpen om een overzichtelijke lijst te maken van alle nieuwe medewerkers, hun gegevens en de datum waarop zij starten. Dat kan erg handig zijn wanneer je werkkleding en PBM’s op tijd binnen moet zijn. 

4. Wanneer is reservebedrijfskleding nodig?

Bedenk je vooraf of er ook een extra pakket met reservekleding besteld moet worden. Wanneer mensen meerdere dagen werken, hebben ze vaak meerdere kledingpakketten nodig. Maar ook in het geval dat de kleding stuk gaat is het van belang dat er een extra pakket klaarligt. 

5. Onderhoud van bedrijfskleding en PBM’s

Wanneer de kleding en PBM’s worden uitgegeven, moet je als werkgever duidelijk communiceren wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en het wassen ervan. Moet de medewerker zelf de kleding thuis wassen? Geef dan duidelijke wasinstructies en zorg ervoor dat deze op papier staan. Zo kan diegene altijd de informatie terugvinden.

Het is ook belangrijk dat je laat weten wat iemand moet doen wanneer de kleding of PBM’s beschadigd zijn. Moet het altijd weggegooid worden en zo ja, waar moet dat gebeuren? Als het gerepareerd moet worden, waar moet dit dan gebeuren? Dit zijn kleine, maar belangrijke details om te delen én vast te leggen voordat iemand start met zijn of haar nieuwe baan.

6. Instructies geven over het dragen van bedrijfskleding

Naast het onderhoud en wassen moeten er ook instructies worden gegeven rondom het dragen van de kleding en PBM’s. Mogen medewerkers verder accessoires dragen en mag dit gecombineerd worden met eigen kleding? Zo ja, zijn daar extra regels aan verbonden? 

Alle regels en instructies rondom de bedrijfskleding en PBM’s kun je het beste vastleggen in een Dresscodehandboek, kledingreglement of in het personeelshandboek. Zo kan iedereen de informatie makkelijk terugvinden. Het is aan te raden om daarnaast bij ontvangst van het kledingpakket de medewerker een korte overeenkomst te laten tekenen. Hiermee bevestigt diegene dat de kleding is ontvangen en je kunt meteen hierin opnemen wat er moet gebeuren met de kleding wanneer diegene uit dienst gaat. 

7. Bedrijfskleding innemen wanneer een medewerker uit dienst gaat

Bedrijfskleding regelen voor een nieuwe medewerker stopt niet bij het bestellen, uitdelen en geven van instructies. Denk ook alvast na over wat er met de kleding gebeurt wanneer iemand uit dienst gaat.

Hier gaat het soms nog wel eens mis. Regelmatig nemen medewerkers de werkkleding mee naar huis en wordt deze doorverkocht of zelfs in de vrije tijd gedragen. Wil je dit niet, dan is het verstandig dat je dit vastlegt in het personeelshandboek én het ontvangstformulier. Zo kun je altijd bewijzen dat de medewerker wist dat hij of zij de kleding moest inleveren. 

Heb je moeite om geschikte medewerkers te vinden? Dan kunnen deze personeel werven tips helpen.

Groetjes,

Aileen

* Dit artikel heb ik geschreven in samenwerking met HeadFirst. Zie mijn disclaimer voor meer informatie.