Want to read in English? Click here
Je herkent de situatie vast wel: op je eerste werkdag word je gevraagd om een foto in te sturen. Of er wordt een foto van je gemaakt. Je nieuwe werkgever heeft op het intranet namelijk een online telefoonboek waar iedereen, inclusief foto, in staat. Het zogenaamde ‘smoelenboek’.
Het idee achter een dergelijk smoelenboek is simpel: het is makkelijker om collega’s te zoeken wanneer je weet hoe ze eruit zien. Zeker bij grote organisaties kan dat namelijk nog wel eens lastig zijn. Maar misschien vind jij dat wel helemaal niet prettig als je foto op het intranet staat. Wat doe je dan? Wat zijn je rechten als werknemer op dat moment? Ik vroeg het juriste Kim Hendriks van Hendriks Meesteradvies.
Kim, laat ik maar meteen met de deur in huis vallen: mag je werkgever een foto voor het online smoelenboek verplichten?
”Nee, dat mag zeker niet. Een werkgever mag alleen je foto gebruiken wanneer jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Jij moet op papier aangeven dat je ermee akkoord gaat dat je foto op het intranet te zien is. Het mag dus niet van te voren al vaststaan dat dit gebeurt.”
Waarom mag dat eigenlijk niet? Het is toch heel handig voor het bedrijf als collega’s elkaar op die manier kunnen vinden?
”Tuurlijk, het is een handige tool voor een bedrijf. Maar je hebt ook te maken met de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Volgens deze Europese regels mag je niet zomaar iemand zijn identiteit online zetten. Er zijn in totaal zes redenen om dit wel te doen: wanneer het gaat om een gerechtvaardigd belang, op basis van een overeenkomst, wanneer het gaat om een algemeen belang of openbaar gezag, een vitaal belang, wettelijke verplichting of in het geval van toestemming.
In dit geval is er geen belangrijke reden voor een werkgever om je foto, wat onder een bijzonder persoonsgegeven valt, online te zetten. En dus mag het alleen op basis van punt zes, en dat is wanneer jij toestemming geeft.”
Toch kan ik mij voorstellen dat mensen het lastig vinden om dit te weigeren. Het zou zomaar consequenties kunnen hebben…
”Je werkgever mag het niet verplichten, maar jou ook niet chanteren hiermee. Er mag dus niet gezegd worden dat je daardoor geen promotie maakt, geen cursus mag volgen of loonsverhoging krijgt. Het weigeren van een foto op het intranet mag dus geen consequenties hebben voor je verdere carrière binnen het bedrijf.”
Zelf heb ik er nooit problemen mee gehad wanneer een werkgever mijn foto op het intranet wilde zetten, maar ik kan mij voorstellen dat er mensen zijn die het niet prettig vinden. Misschien omdat ze niet graag een foto van zichzelf online zien of simpelweg vinden dat ze er op foto niet goed uitzien. Wat de reden ook moge zijn, het is dus niet verplicht om er aan mee te werken. En dat is altijd handig om te weten.
Staat jouw foto op het intranet of heb jij aangegeven dat je dat niet wilde?
Groetjes,
Aileen
hoi, is er nog een verschil tussen internet en intranet?
Hoi Laura,
Voor zowel intranet en internet geldt dat de werkgever hier ofwel een goede grondslag voor moet hebben ofwel jouw toestemming.
dank je!