Over een paar weken is het weer tijd de voor kerstborrel. Veel bedrijven pakken dit moment aan om hier foto’s van te maken en deze vervolgens op het intranet of een interne schijf te plaatsen. Het idee hierachter is dat het leuk is om terug te kijken op de borrel. Maar wat als jij er niet zo charmant op staat? Omdat je toch een slokje teveel op had of net een raar gezicht trok? En misschien vind je het sowieso niet fijn om met een foto op het intranet te staan.
Het is natuurlijk ook de vraag of een werkgever dit zomaar mag doen. Ik vroeg aan juriste Kim Hendriks van Hendriks Meesteradvies hoe dit precies zit…
Kim, hoe zit het met de foto’s van de kerstborrel? Mag een werkgever deze zomaar laten maken en plaatsen op het intranet?
”Ik weet dat het heel gebruikelijk is om te doen en de meeste mensen zullen er niet zoveel problemen mee hebben. Maar het mag niet zomaar. Als werkgever moet je van te voren op papier hebben staan wie daar wel of geen toestemming voor heeft gegeven. Anders voldoe je niet aan de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. En dus overtreed je een wet als je dit niet doet.”
Moet een werkgever voorafgaande aan de kerstborrel bij iedereen nagaan of ze akkoord zijn met een foto op het intranet?
”Nee, dat hoeft niet. Als werkgever is het verstandig om iedere nieuwe medewerker een formulier te laten invullen over het gebruik van foto’s waar diegene op staat. Op het formulier moet een onderscheid worden gemaakt tussen het gebruik van een foto in bijvoorbeeld het smoelenboek op intranet en van bedrijfsfeestjes- en uitjes zoals de kerstborrel. Ook wanneer je foto’s van de medewerkers op social media wil plaatsen of voor andere reclame-uitingen wilt gebruiken, dan moet je hier toestemming voor vragen.
Deze verschillende manieren van het gebruik van foto’s moeten uitgesplitst worden zodat mensen zelf kunnen kiezen waar ze wel of geen toestemming voor geven. Het maakt dan ook niet uit of het gaat om het intranet, een interne schijf of een openbare website. Je moet als werkgever altijd toestemming vragen.”
Stel je voor dat je toestemming hebt gegeven, maar je ziet ineens een wel heel gênante foto van jezelf terug op het intranet. Kun je dan nog iets doen?
”Zeker. Je kan de toestemming namelijk achteraf intrekken. Dit kun je in zijn geheel doen, zodat alle foto’s waar jij op staat verwijderd moeten worden. Maar je kunt er ook voor kiezen om je toestemming voor één foto in te trekken. Dan hoeft er maar één foto verwijderd te worden.
Als je dit wilt, dan moet je dit schriftelijk aanvragen. Dat kan ook gewoon door middel van een e-mail. De werkgever is vervolgens verplicht om binnen vier weken te reageren, inclusief onderbouwing indien de foto niet verwijderd wordt. In de meeste gevallen is er geen juridische grondslag om een foto te behouden en moet hij daarom verwijderd worden.”
Kortom, je hoeft dus geen stress te hebben als je bang bent voor gênante foto’s. In het ergste geval hoef je alleen maar een mailtje te sturen. Of een borreltje minder te drinken 😉
Groetjes,
Aileen
