We zijn het al ons hele leven gewend: naambordjes op bedrijfskleding. Je ziet ze vaak bij de medewerkers van de supermarkt, in elektronicazaken maar ook bij bedrijven die diensten verlenen zoals een sauna of beautysalon. En wanneer je voor je werk naar een beurs gaat krijg je een keycord met je naam erop.
De kans is groot dat je er niet meer bij stil staat. Maar mag dit eigenlijk wel? Sinds de privacywet, de AVG, is aangescherpt mag je namelijk niet zomaar namen bekendmaken. Maar hoe zit dit precies? Betekent dit dat je een naamkaartje ook mag weigeren? Ik besloot het te vragen aan mijn juriste, Kim Hendriks van Hendriks Meesteradvies.
Een checklist van 6 punten
Hendriks geeft aan dat werkgevers niet zomaar een naambordje mogen plaatsen op de kleding van hun medewerkers. Wanneer je dit doet, dan moet er altijd een doel zijn. Daarnaast moet er een grondslag zijn die hiermee samenhangt. In de AVG staan zes grondslagen en met één daarvan moet je deze keuze dus kunnen onderbouwen.
Grondslagen
- Gerechtvaardigd belang
- Op basis van overeenkomst
- Algemeen belang/ openbaar gezag
- Toestemming
- Vitale belangen
- Wettelijke verplichting
Gerechtvaardigd belang
”Wanneer ik kijk naar de grondslagen, dan kan ik mij voorstellen dat er een gerechtvaardigd belang is om een naambadge in te voeren,” aldus Hendriks.
”Daarbij moet je je altijd bedenken of het echt iets toevoegt wanneer jouw medewerkers een naambordje dragen. Is het voor klanten prettig wanneer ze de naam van je medewerker weten? Dan kun je gebruik maak van naambordjes. Maar ik raad aan om alleen de voor- of achternaam te vermelden. Wanneer je beide bekend maakt, dan zijn medewerkers via social media vindbaar. En dat is precies waar de AVG tegen beschermt. Je mag niet zomaar iedereen zijn namen bekendmaken.
Iemand kunnen aanspreken met zijn of haar voor- of achternaam zal in de meeste gevallen voldoende zijn. Toen ik bijvoorbeeld lid werd van de Hello Fresh box kreeg ik een sms wanneer de bezorger de box kwam brengen. Daar stond dan de voornaam van de bezorger in. Kennelijk vindt Hello Fresh het belangrijk dat je de bezorger bij de naam kunt noemen. Het lijkt mij niet noodzakelijk, maar het mag wel.”
Uitzonderingen op de regel
Hendriks geeft aan dat er ook uitzonderingen zijn. ”Bij sommige beroepen zijn mensen verplicht om zowel hun voor- als hun achternaam bekend te maken. En soms zelfs met de foto erbij. Denk hierbij aan bijvoorbeeld toezichthouders bij een gemeente of politiemedewerkers. Voor hun functie is dit belangrijk en daarom staat het ook vastgelegd in de wet. In dat geval spreek je over een wettelijke verplichting als grondslag.
Helaas wordt hier ook vaak misbruik van gemaakt. Bedrijven denken dat ze een uitzondering op de regel mogen maken, terwijl hier geen juridische onderbouwing voor is. Denk bijvoorbeeld aan het bekende smoelenboek op het werk. In grote organisaties vindt men het handig als iedereen op die manier inclusief foto te vinden is via het intranet. Maar juridisch gezien mag je dit niet zomaar doen. Een medewerker moet hier toestemming voor geven. Want als privépersoon moet jij je kunnen legitimeren, maar als werknemer niet.”
Weigeren
Omdat ik voor mezelf werk, draag ik geen naambordje. Maar wanneer ik voor mijn werk een beurs bezoek, dan krijg ik vaak wel een naamkaartje. Hier staat dan zowel mijn voor- als achternaam op, vaak aangevuld met mijn bedrijfsnaam.
Hendriks vraagt zich hardop af wat de reden is om al deze informatie te benoemen. ”Ik snap dat het handig is om op een beurs iemand te kunnen aanspreken. Maar ook nu is een voor-of achternaam voldoende. Wanneer jij je als werknemer niet fijn voelt wanneer je volledige naam zichtbaar is, mag je dit weigeren. En dat geldt hetzelfde bij beursbezoeken. Tenzij je een spreker bent op een beurs en je bijvoorbeeld jezelf moet kunnen legitimeren bij verschillende toegangspoortjes. Dan mag het wel.”
Het naamkaartje dat je bovenaan dit artikel zag, dat had ik dus mogen weigeren. Ik was geen spreker op de Bouwbeurs, maar gewoon een bezoeker. Voor zo’n beurs vind ik het niet zo een probleem, maar het is wel een goed thema om bij stil te staan. Als je niet wilt dat jouw volledige naam op je lichaam zichtbaar wordt gedragen, dan hoeft dat dus ook niet.
Draag jij een naamkaartje op het werk? En zo ja, staat jouw volledige naam erop?
Groetjes,
Aileen
Op beurzen kom ik vaak mensen tegen waarvan ik de naam wel weet maar niet altijd paraat heb. Die kaartjes zijn dan een handige geheugensteun en geven direct aanleiding voor een goede opning: “Hoe gaat het nu bij bedrijf X?”
Schieten we met z’n allen niet door?
“Ik wil niet vindbaar zijn op …” : Blijf dan weg, er zijn zoveel andere manieren op je toch wel te vinden dan via een naam op een badge.
En voor (nieuwe of tijdelijke) medewerkers is het reuze handig, en naambordjes op de (flex!)werkplek kom ik al jaren niet meer tegen.
Ik persoonlijk vind dat het hele gedoe om er maar vooral voor te zorgen dat we anoniem door het leven moeten gaan echt vele tandjes overdreven en mogelijk zelfs ongewenst (wie heeft jou geïntimideerd, gediscrimineerd, …), geen idee ….
Beste Ibor
We slaan niet door masr heb je er wel eens over nagedacht dat je meestal op sociale media opgezocht kan worden en dan heb je de poppen aan het dansen, ik ga je niet vertellen welke bedreigingen er zijn geuit maar geloof me mijn gezin moest constant om zich heen kijken
@IBOR
Blijkbaar heb jij het zelf nog nooit meegemaakt, dus kun je er zo makkelijk en grappend over praten. Zelfs als je in de supermarkt werkt en je moet die badges dragen die nergens op slaan, krijg je vaak genoeg mannen die met je gaan flirten en zelfs nog verder gaan en zeggen dat ze je gaan opzoeken op social media.
Mannen hebben zo makkelijk praten altijd. 😐
Ik weet van een oud collega die caissière was, dat iemand haar heeft opgezocht en lastiggevallen via social media. En het idee dat een aantal klasgenoten totale vreemden kunnen vinden met alleen een voornaam en een woonplaats helpt ook niet.
By de jumper dierensuper zijn we verplicht om naamkaartje te dragen wat ik echt onbegrijpelijk vind en datwe zo geen privacy meer hebben