Zo is je bedrijfskleding aftrekbaar bij de Belastingdienst

Het is een vraag die ik de afgelopen tijd steeds vaker krijg: wanneer is bedrijfskleding aftrekbaar bij de Belastingdienst? Dus wanneer kun je het opgeven als bedrijfskosten? In dit artikel vertel ik jou hoe dit werkt én hoe je hier creatief mee om kunt gaan. 

Verschillende manieren

Wanneer je als werkgever wilt dat je medewerkers in bedrijfskleding lopen, dan kun je kiezen uit drie manieren om dit te doen:

1. Beschikbaar stellen: wanneer je de bedrijfskleding beschikbaar stelt, dan blijf jij als werkgever de eigenaar van de kleding.
2. Vergoeden: je kunt er ook voor kiezen om je medewerkers zelf kleding te laten aanschaffen en dit door middel van een bedrag te vergoeden. Veel organisaties die het op deze manier organiseren, geven hun medewerkers een vast bedrag per maand. Op die manier kan iemand die bijvoorbeeld in een technische functie werkt zelf bepalen welke werkbroek of werkschoenen zij of hij draagt.
3. Verstrekken: op het moment dat de werkgever de kleding verstrekt aan de werknemer dan wordt diegene daar ook eigenaar van. 

Wanneer je de kleding vergoedt (punt twee) of verstrekt (punt drie), dan valt dit onder het loon van de werknemer. Dit geldt ook voor de eventuele vergoeding die je als werkgever geeft voor het reinigen van de kleding. Je kunt er ook voor kiezen om het te laten vallen onder de eindheffingsloon. Voor meer informatie hier over raad ik je aan om hoofdstuk 8.1.3 van het Handboek Loonheffingen 2019 te lezen.

Wat is werkkleding?

Dan is het natuurlijk nog de vraag wat precies werkkleding is. Om deze vraag te kunnen beantwoorden heeft de Belastingdienst ook een aantal criteria opgesteld. Wanneer je voldoet aan één van deze eisen, dan valt de kleding onder de regeling van de Belastingdienst.

• De kleding wordt (hoofdzakelijk) gedragen tijdens het werk. Denk dan bijvoorbeeld aan een labaratoriumjas of stofjas.
• Op de kleding zitten duidelijke beeldkenmerken die horen bij het bedrijf. Denk dan bijvoorbeeld aan bedrijfslogo’s. Hier zitten nog wat aanvullende eisen aan vast. In de paragraaf hier onder ga ik er verder op in.
• De kleding blijft achter op de werkplek. Dit moet wel aantoonbaar zijn. Er moet bijvoorbeeld een vaste kast zijn waar het in hangt.
• De kleding is een overall of uniform.
• Je vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet waar men in het beroep mee te maken heeft dit voorschrijft. Denk bijvoorbeeld aan veiligheidsschoenen. In dit geval moet je voldoen aan de volgende vier eisen.
  • Je moet een arboplan hebben.
  • Volgens het arboplan moet je deze kleding (of schoenen e.d.) ook dragen.
  • De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen.
  • De vergever draait volledig op voor de kosten. De medewerker hoeft dus geen eigen bijdrage te leveren.

Beeldkenmerken

In de tweede bullet van de alinea hier boven staat dat de kleding een beeldkenmerk zoals een bedrijfslogo moet bevatten. Om te voorkomen dat je met een heel klein logo de kleding alsnog in je vrije tijd kunt dragen heeft de Belastingdienst de regel opgesteld dat het beeldlogo minimaal zeventig vierkante centimeter moet bevatten.

Bovenstaande regeling is voor sommige bedrijven ook meteen een lastige. Want niet iedereen wil een groot logo op de bedrijfskleding laten drukken. Het kan natuurlijk wat schreeuwerig overkomen. Maar er zijn creatieve manieren waarmee jij aan de regel kunt voldoen zonder dat de medewerkers met een groot, opvallend logo rondlopen.

• Je verwerkt het logo in de knopen. Natuurlijk, een knoop is een klein detail. Maar wanneer je een overhemd hebt met een aantal knopen, dan telt het aantal vierkante centimeters al snel op. Iedere knoop heeft namelijk al een oppervlakte van minimaal één vierkante centimeter. In de volgende alinea zal ik hier met een voorbeeld verder op ingaan.
• Stof en bedrukking matchen: Wanneer je ervoor kiest om de kleding te laten bedrukken, dan kun je door middel van kleur ervoor zorgen dat het logo niet teveel opvalt. Stel je voor dat het bedrijfsshirt bestaat uit een donkerblauwe polo. Wanneer je een logo van zeven bij tien vierkante centimeter op je rug laat plaatsen in dezelfde donkerblauwe kleur, dan zal de opdruk alleen van dichtbij zichtbaar zijn. Voor een subtiel contrast zou je er ook voor kunnen kiezen om het logo in het zwart of donkergrijs te laten bedrukken. 

Voorbeeld

Zoals je hebt gelezen zijn er best veel regels. Wanneer je kleding duidelijk is bedoeld voor je beroep, zoals bij kokskleding of een schildersjas, dan spreekt het voor zich dat jij als werkgever de kleding mag aftrekken van de Belasting. Maar er zijn genoeg situaties waarbij er kleding wordt gedragen die je, theoretisch gezien, ook in je privé tijd zou kunnen dragen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld  een overhemd, colbert of pantalon.

Of je deze kleding koopt bij een bedrijf die gespecialiseerd is in bedrijfskleding of bij een ‘gewone’ kledingwinkel, dat maakt voor de Belastingdienst niets uit. 

Ik gebruik als voorbeeld bovenstaand overhemd van Minimum kleding, een ‘gewoon’ kledingmerk. Wanneer je dit overhemd zou willen dragen als bedrijfskleding in een winkel, en dus kunt aftrekken van de Belastingdienst, dan zou je kunnen kiezen voor één van onderstaande opties.

• Indien je leiding geeft aan een team, dan kun je ervoor kiezen om aan iedere medewerker een aantal overhemden beschikbaar te stellen. Het overhemd kun je vervolgens op het werk in een aparte kast hangen zodat de medewerkers deze aan het begin van de dag kunnen pakken. Aan het einde van de dag hangen ze deze terug in een andere kast waarna alle overhemden aan het einde van de week naar de stomerij worden gebracht.
• Je verstrekt het overhemd aan de medewerker. Hij is zij bewaart het overhemd dus thuis en wast het ook zelf in de wasmachine. Tijdens werkuren wordt het overhemd gedragen. Om te zorgen dat je dit kledingstuk kunt aftrekken van de Belastingdienst, is het wel van belang dat er een beeldmerk op staat. Omdat je geen behoefte hebt aan een groot logo kies je ervoor om de knopen te laten bedrukken met de naam van het bedrijf. Iedere knoop heeft een oppervlakte van één vierkante centimeter. Het overhemd zitten vijftien knopen en dus heb je hiermee alweer vijftien vierkante centimeter beeldmerk in het kledingstuk verwerkt. Vervolgens laat je het logo van het bedrijf met een grootte van vijf en een half bij tien centimeter op borsthoogte bedrukken. Bij elkaar heeft dat een oppervlakte van vijfenvijftig centimeter. Tel daarbij de vijftien vierkante centimeter knopen bij op en je voldoet aan de regel.

Er zijn vanzelfsprekend nog meer manieren waarbij je kunt voldoen aan de eisen die zijn gesteld. Deze gelden trouwens niet alleen voor bedrijfseigenaren met personeel in dienst, maar ook voor zzp’ers. 

Dit artikel heb ik geschreven met als doel om ondernemers met vragen over dit onderwerp te helpen. Mocht je twijfelen of je de regels op de juiste manier toe hebt gepast, dan raad ik je aan om contact op te nemen met de Belastingdienst. 

Groetjes,

Aileen

* Dit artikel heb ik geschreven in samenwerking met 2trendy. Lees voor meer informatie mijn disclaimer.