Wanneer je als bedrijf een dresscode hanteert, is het gebruikelijk om deze af en toe aan te passen. Tijden veranderen en ook onze gedachten over wat wel en niet gepast is. Maar hoe werkt het wanneer je voor het eerst een dresscode invoert? Waar moet je op letten en hoe zorg je ervoor dat dit in goede aarde valt bij het personeel? In dit artikel geef ik in samenwerking met arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers tips over hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Voor het eerst een dresscode invoeren: zo doe je dat
Voordat ik inga op de tips, wil ik benadrukken dat iedere organisatie anders is en er daarom geen standaard aanpak bestaat. De adviezen in dit artikel zijn vooral gericht op bedrijven waarbij een verzorgd uiterlijk gewaardeerd wordt. Bij functionele werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) gelden andere regels. Hiervoor kun je het beste de arborichtlijnen en bijbehorende wetgeving raadplegen.
Ben je benieuwd hoe je een representatieve dresscode kunt opstellen? Lees dan vooral verder.
1. De aanleiding voor de dresscode
Wanneer er voor het eerst een dresscode wordt ingevoerd, dan is er vaak een reden waarom dit gebeurt. Er is bijvoorbeeld veel discussie over wat wel en niet gedragen kan worden op de werkvloer of er is zelfs sprake van een incident.
Zo heb ik ooit meegemaakt dat er tijdens mijn werk bij een warenhuis een collega naar huis werd gestuurd omdat ze met een zuurstokroze broek op het werk verscheen. Tot dat moment was er alleen een regel dat wij een donkerblauwe polo met een logo moesten dragen. Qua broeken waren er geen regels, maar iedereen wist wel dat een donkere, neutrale broek hier het beste bij paste. Na dit incident besloot mijn werkgever om regels op te stellen rondom broeken op de werkvloer.
Wanneer je een dresscode opstelt, is het daarom belangrijk om duidelijk te maken wat de aanleiding hiervoor is. Soms stellen bedrijven een dresscode op zonder te vertellen wat de reden is. Het gevolg is dat mensen zelf gaan speculeren en zo kunnen roddels ontstaan. Door duidelijk te zijn over de aanleiding weet ook iedereen meteen wat precies als ongewenst wordt ervaren.
2. Controleer de juridische kant
Wanneer je als werkgever een dresscode opstelt, dan heb je te maken met het instructierecht. Dat betekent dat je recht hebt om dit te doen, maar je kunt niet zomaar van alles eisen. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar veel mensen weten niet precies wat ze wel en niet kunnen eisen. Zo heb ik meerdere bedrijven geholpen met het opstellen van een dresscode en gemerkt dat bedrijven schoenen met een hak vaak het mooiste vinden staan wanneer vrouwen een rok of jurk dragen. Maar ook al vind je iets persoonlijk mooi, dat wil nog niet zeggen dat je dat zomaar kunt eisen.
Suzanne Meijers, arbeidsrechtadvocaat en schrijver van het boek Geen gedoe met personeel, adviseert om als bedrijf eerst goed te kijken naar wat echt noodzakelijk is. “Kledingvoorschriften moeten wel in verhouding staan tot het bedrijfsimago en de vereiste representativiteit. Dus teenslippers in een callcenter kunnen prima, maar op een kantoor waar regelmatig klanten langskomen waarschijnlijk niet. Ook als veiligheid voorop staat, kunnen werklaarzen in geval van zomerhitte niet ingeruild worden voor open schoenen. In sommige gevallen moet je een belangenafweging maken,” aldus Meijers.
3. Ga in gesprek
Voordat je de dresscode gaat vastleggen, is het belangrijk dat deze is besproken met het personeel. Wanneer je dit niet doet, dan is de kans groot dat mensen zich gaan verzetten. Ze hebben het idee dat er iets van bovenaf wordt opgelegd en zeker wanneer het gaat om het uiterlijk ligt dit vaak erg gevoelig.
Wanneer een bedrijf een ondernemingsraad heeft, adviseert Meijers om deze er ook bij te betrekken. Sterker nog, dit ben je in Nederland wettelijk verplicht. Maak in deze gesprekken ook duidelijk dat de regels voor iedereen binnen het bedrijf of bepaalde functie gelden. Zo mag je bijvoorbeeld geen onderscheid maken in geslacht of lichaamstype.
4. Leg het vast
Vervolgens is het belangrijk dat de dresscode vastgelegd wordt. Dit kun je het beste doen in een dresscodehandboek. Naast tekstuele uitleg kun je ook door middel van afbeeldingen laten zien wat wel en niet is toegestaan. Vergeet niet om hierin te vermelden naar wie mensen heen kunnen gaan wanneer ze vragen hebben. Het is belangrijk dat iedereen precies weet wat er wordt bedoeld en op deze manier kun je een hoop discussies voorkomen. Het aanspreekpunt kan een leidinggevende zijn die bijvoorbeeld ook eigenaar is van het handboek. Iemand moet immers verantwoordelijk zijn voor toekomstige aanpassingen.
Meijers adviseert om de medewerkers het handboek te geven en hiervoor te laten tekenen. “Voor nieuwe werknemers neem je simpelweg een artikel in de arbeidsovereenkomst op waarin staat dat de dresscode overhandigd is en dat je werknemer hiermee bekend is. Dit wordt ook wel een incorporatiebeding genoemd. Eventueel kun je eraan toevoegen dat het reglement waar de dresscode in staat van tijd tot tijd kan veranderen en dat de nieuwste versie steeds te raadplegen is via intranet.”
5. Evalueer de dresscode
Wanneer je de dresscode hebt besproken, vastgelegd en gepubliceerd op bijvoorbeeld het intranet heb je het grootste deel van het werk gedaan. Nu is het belangrijk dat mensen dit document niet vergeten. Daarom is het volgens Meijers raadzaam om het handboek af en toe onder de aandacht te brengen. Dit kan je doen via e-mail, tijdens vergaderingen of op het (online) mededelingenbord.
De kans is groot dat je op een bepaald moment vragen of suggesties krijgt met betrekking tot het handboek. Het is belangrijk dat je deze informatie verzameld en de medewerkers laat weten dat dit besproken gaat worden. Plan een evaluatiemoment in met dezelfde mensen waarmee je de dresscode hebt opgesteld. Hoe vaak dit nodig is, is lastig te voorspellen. Maar dat het een levendig document is, dat staat vast. Een dresscode is heel handig, maar heeft soms ook wat onderhoud nodig.
Mocht je vragen hebben, schroom niet om mij een e-mail te sturen .
Groetjes,
Aileen
